Pourquoi choisir Proinsec ? Une question légitime que peuvent se poser nos prospects, formateurs, partenaires ou encore candidats.
Sans fard, on vous dit tout !
Pour ce quatrième épisode de notre série, nous rencontrons Asmaa Elhimer et Oumaima Belarabi, le joyeux duo administratif de Proinsec, basé au Maroc.
Asmaa et Oumaima, quelles sont vos missions ?
Nous formons un tandem aux missions différentes mais complémentaires.
Asmaa apporte un soutien clé aux activités commerciales, tandis qu’Oumaima est active dans les ressources humaines, et gère la partie comptabilité & finance.
Soutien aux activités commerciales (Asmaa) :
Mon rôle est d’aider les commerciaux à proposer les solutions de Proinsec à toutes les entreprises susceptibles d’en avoir besoin ! Dans le jargon technique, je génère des « leads » qui sont ensuite convertis, on l’espère, en clients.
Chez Proinsec, nous avons fait le choix de l’efficacité et nous nous appuyons au maximum sur les techniques de marketing automation. En gros, l’informatique effectue les tâches à faible valeur ajoutée et on garde celles qui nous intéressent (rires). Une autre raison à cette digitalisation :
Notre cycle de vente a évolué avec le confinement, lors duquel nous ne pouvions plus rencontrer nos prospects. Aujourd’hui, le cycle d’avant-vente se fait majoritairement à distance.
Les outils dont je ne peux me passer ? Notre CRM Hubspot et LinkedIn.
Je traite également les demandes d’informations de nos prospects à travers différents canaux (réseaux sociaux, email, formulaire sur le site). Cela peut être des demandes de précisions sur notre offre ou de demande de devis. Sur cette partie de ma mission, je n’agis pas seule : je m’occupe de toute les demandes concernant la clientèle du Maroc, et je travaille en collaboration avec nos équipes en France.
Ponctuellement, je gère aussi des projets spéciaux pour l’amélioration de nos activités de prospection.
Je m’occupe également de soutenir nos clients stratégiques qu’on appelle « grands comptes » en assurant un service de qualité et une émission rigoureuse des factures. Sur ce dernier point, mon périmètre est la France et le Maroc.
Ressources humaines (Oumaima) :
Je fais un grand écart au quotidien : les humains et les chiffres ! (rires)
Pour commencer par les humains, il y a deux points importants. Tout d’abord, je m’occupe de déployer notre équipe de choc en recherchant de nouveaux profils pertinents, que ce soit en interne pour des formateurs ou des commerciaux, ou en externe pour des sous-traitants par exemple. Pour cette mission de sourcing, je peux aussi passer les premiers entretiens téléphoniques avant de passer la main aux opérationnels pour la suite du recrutement.
Ensuite, je gère le suivi des congés, des salaires, des déclarations sociales… Toute la partie administration des ressources humaines en fait. Je suis l’interlocutrice entre Proinsec et le cabinet social.
Comptabilité & Finance (Oumaima) :
Venons maintenant aux chiffres, un sujet clé pour piloter notre performance.
Je prépare le 1er et le 15 de chaque mois le règlement fournisseur et je gère la boîte comptabilité (formateurs, fournisseurs). Je m’occupe de toutes les factures ; je les traite, je relance si nécessaire et je les mets à jour.
Ma petite révolution : depuis l’année passée, les relances factures se font automatiquement aux clients avec le logiciel Pennylane ! C’est un véritable gain de temps, merci à eux pour ce bijou !
Je travaille aussi en collaboration avec le cabinet social pour communiquer à chaque fin de mois sur le reporting de l’entreprise, commun à tous les services (administration, commercial, communication…).
« Pour notre reporting nous utilisons le logiciel Qlik Sense®. Il permet de mettre en évidence tous les mois nos points forts et ceux sur lesquels nous devons nous concentrer. »
Comme le disait Asmaa, nos missions sont assez différentes mais ça nous arrive fréquemment de travailler ensemble sur la partie administrative, en particulier sur la question des factures.
Quelles sont vos forces ?
À l’unisson : on aime ce qu’on fait, et on le fait avec joie !
Oumaima : On met un point d’honneur à bien faire les choses et surtout on agit comme si c’était notre propre boîte.
Asmaa : On s’adapte facilement à toutes les situations. Une PME à l’esprit start-up comme Proinsec évolue de manière régulière, qu’il s’agisse des missions, des outils ou de l’organisation. Il faut faire preuve de flexibilité, accepter de nouveaux challenges, c’est stimulant.
« Une constante avec les années : la qualité des collaborateurs et des partenaires. On s’entoure de personnes qui nous comprennent et avec qui on partage la même vision du travail, et ça nous réussit. »
Par exemple, nous avons fait le choix d’Alan pour notre mutuelle. Nous en sommes très contents.
Quelles sont vos défis pour les mois à venir ?
Asmaa : Notre défi principal est d’avancer sur le marché marocain et développer notre réseau de formateurs et d’intervenants. Le Maroc a vraiment beaucoup de potentiel sur les sujets santé et sécurité, il faut qu’on l’exploite.
Oumaima : La digitalisation des processus est un véritable atout, plus qu’un gain de temps ça permet d’éviter les erreurs. C’est important pour nous de continuer à se développer sur ce point.